Een configurator laten bouwen: welke informatie moet je aanleveren?

Beschrijf het probleem dat de configurator moet oplossen

Begin met een korte beschrijving van de huidige werkwijze. Welke vragen stelt verkoop telkens opnieuw? Welke informatie ontbreekt bij aanvragen? Waar ontstaan rekenfouten of vertraging? Schrijf vervolgens op wat een bezoeker zelfstandig moet kunnen doen. Dat geeft het ontwikkelteam richting zonder direct alle schermen vast te leggen.

Kies een primaire doelgroep. Een consument die zich oriënteert heeft andere uitleg nodig dan een dealer die dagelijks bestelt. Noteer ook het gewenste eindpunt: een keuzeadvies, indicatieprijs, afspraak, aanvraag of offerte. Als meerdere groepen hetzelfde systeem gebruiken, beschrijf hun routes afzonderlijk.

Lever een afgebakende productset aan

Maak een overzicht van productfamilies, modellen en onderdelen. Geef ieder product een stabiele code naast de commerciële naam. Benoem welke varianten in de eerste versie nodig zijn en welke later volgen. Gebruik liever één volledig uitgewerkt product dan een lange lijst onduidelijke mogelijkheden.

Voeg maten, kleuren, materialen, accessoires en uitsluitingen toe. Schrijf ook op welke combinaties niet mogen. Een leverancier kan bijvoorbeeld een bepaalde bediening alleen bij specifieke afmetingen leveren. Zulke beperkingen moeten herkenbaar in de bron staan en mogen niet afhankelijk blijven van de kennis van één ervaren medewerker.

Maak prijzen en voorbeeldcalculaties controleerbaar

Lever actuele bronnen aan met datum, eenheden en uitleg over inkoop, verkoop en btw. Markeer posten die apart worden berekend. Geef aan of montage en transport van het product afhangen of later beoordeeld worden. Onbekende bedragen blijven onbekend; het ontwikkelteam mag ze niet zelf invullen.

Werk enkele complete voorbeelden uit die een medewerker heeft gecontroleerd. Neem een standaardproduct, een grensmaat en een combinatie met toeslagen. Laat iedere tussenstap zien. Deze voorbeelden worden later gebruikt om vast te stellen of de configurator dezelfde commerciële regels toepast als jullie bedrijf.

Verzamel beeldmateriaal en beschrijf de gewenste weergave

Lever beschikbare foto's, renders, tekeningen en modellen aan met informatie over gebruiksrechten. Benoem wat een beeld exact toont. Een foto van een vergelijkbaar product is bruikbaar als sfeerbeeld, maar geen bewijs dat iedere optie daarin zichtbaar is. Label dat onderscheid duidelijk.

Beschrijf welke keuze een klant visueel moet begrijpen. Denk aan kleur, dakvorm, deurpositie of maatverhouding. Geef referenties voor uitstraling, maar ook voor bediening. De eis 'zoals deze website' is te breed: leg uit welke handeling of weergave je bedoelt en waarom die helpt.

Leg systemen, verantwoordelijkheden en acceptatie vast

Noteer het websiteplatform, het CRM, eventuele offertesoftware en de beheerder van ieder systeem. Lever geen geheime toegangsgegevens in een algemene briefing aan. Eerst moet duidelijk zijn welke toegang nodig is en hoe die veilig wordt geregeld. Beschrijf de velden die na een aanvraag in het CRM moeten verschijnen.

Voeg een woordenlijst toe wanneer leveranciers en medewerkers verschillende termen gebruiken. Beschrijf bijvoorbeeld wat jullie met een module, vak, uitval of montagepakket bedoelen. Zo voorkomt de briefing dat dezelfde term in het ontwerp iets anders betekent dan in de calculatie of de uiteindelijke offerte.

Wijs iemand aan die productregels goedkeurt en iemand die commercieel beslist. Maak een lijst met oplevercriteria, zoals correcte voorbeeldcalculaties, bruikbaar mobiel gedrag en een aanvraag die volledig in het CRM aankomt. Neem open vragen op met een verantwoordelijke en beslismoment. Daarmee wordt de briefing een bruikbaar werkdocument in plaats van een verzameling wensen.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

• Wat kost een configurator laten maken?
• Hoe verloopt het bouwen van een configurator?
• Prijsregels voor maatwerk: zo voorkom je verkeerde configuratorprijzen